CBRE
Dział finansowo-księgowy ~ EMEA ~ 500+ pracowników
330 tys. złotych rocznych oszczędności dzięki połączeniu systemów księgowych
Wyzwanie
Informacje rozsiane po trzech niepowiązanych ze sobą systemach księgowych, co rodziło błędy i podnosiło koszty bieżącej obsługi.
Rozwiązanie
Scalenie danych i procesów w jednym, zautomatyzowanym środowisku księgowym.
330 000 zł
zaoszczędzone w skali roku
7 680
godzin pracy mniej rocznie
4
etaty uwolnione z tego procesu
Nasze podejście
Klient prowadził księgowość równolegle w trzech osobnych systemach, przez co dane stale się rozjeżdżały, wymagały ręcznych poprawek i generowały wysokie koszty obsługi. Zacząłem od dokładnego przeglądu obiegu informacji: powstała mapa procesów oraz lista miejsc, w których pojawiały się duplikaty i pomyłki.
W kolejnym kroku zaprojektowałem spójną architekturę danych i zarekomendowałem przeniesienie wszystkiego do jednego, centralnego rozwiązania.
Po akceptacji koncepcji przeprowadziłem migrację, zbudowałem konektory łączące dotychczasowe systemy i zautomatyzowałem raportowanie oraz rozliczenia. Szczególną wagę przyłożyłem do walidacji danych, żeby nie powtórzyć wcześniejszych rozbieżności. Efektem centralizacji i automatyzacji były oszczędności rzędu kilkuset tysięcy złotych rocznie.
Jak to zrobiłem
- 01Mapowanie procesów i rólNa starcie powstała dokładna mapa procesów finansowo-księgowych wraz z rolami i odpowiedzialnościami. Dzięki niej stało się jasne, kto faktycznie wykonuje pracę, gdzie giną informacje, gdzie dublują się czynności i które miejsca aż proszą się o automatyzację.
- 02Od improwizacji do procesuZamiast pseudo-procesów sprowadzających się do przerzucania informacji na firmowym czacie, wprowadziłem opisane kroki, SLA i reguły decyzyjne. Firma przestała polegać na pamięci kilkunastu osób i zaczęła działać w oparciu o przewidywalne, mierzalne procesy.
- 03Rozbrajanie wąskich gardeł według priorytetówZanim ruszyłem z resztą systemu, policzyłem, gdzie realnie znikało najwięcej czasu. Na tej podstawie powstały konkretne automatyzacje, które w pierwszej kolejności usunęły najdroższe wąskie gardła.
- 04Opieka po uruchomieniuPo wdrożeniu nie zostawiłem klienta samemu sobie - obserwowałem działanie procesów, dostrajałem automatyzacje i rozwijałem je wraz z rosnącymi potrzebami zespołu.
